Что такое инвентаризация ИТ-активов

ИТ-активы формируют основу цифровой инфраструктуры компании. Эффективное управление ими позволяет контролировать расходы, обеспечивать безопасность данных и соответствовать нормативным требованиям. Инвентаризация ИТ-активов — это методический процесс проверки наличия оборудования, программного обеспечения и виртуальных активов и сервисов в соответствии с учетом, который помогает бизнесу поддерживать прозрачность и управляемость своей ИТ-среды.

Инвентаризация ИТ-активов — это процесс идентификации и проверки наличия всех ИТ-ресурсов в соответствии с учетными данными, включая оборудование, программное обеспечение, виртуальные активы и сервисы. Она позволяет организациям получить фактическое представление о своих ИТ-активах: их местонахождении, состоянии, статусе использования, информацию о владении и т. п.

Основные цели и задачи:

• Проверка наличия ИТ-активов
• Проверка месторасположения
• Проверка состояния и статуса использования
• Проверка информации о владении
• Обеспечение безопасности данных и ИТ-активов в целом
• Снижение затрат за счет оптимизации ИТ-ресурсов
• Соответствие нормативным требованиям

Эффективное управление ИТ-ресурсами позволяет компаниям не только избежать лишних затрат, но и улучшить работу всей инфраструктуры за счет оптимизации. Систематическая корректировка в учете оборудования, программного обеспечения и виртуальных активов и сервисов помогает избежать дублирования закупок, своевременно обновлять устаревшие устройства и эффективно перераспределять имеющиеся ресурсы.

Кроме того, инвентаризация играет важную роль в обеспечении безопасности. Четкое понимание того, какие устройства подключены к сети и какие программы и серверы используются, помогает предотвратить утечки данных и несанкционированное использование ПО и серверов. Это также облегчает соблюдение нормативных требований, поскольку компании могут оперативно предоставить отчетность о лицензиях, аппаратных и виртуальных ресурсах.

С финансовой точки зрения точный учет ИТ-активов снижает затраты на обслуживание. Компании могут заранее планировать обновление оборудования, сокращать ненужные траты, избегать штрафов за нелицензионное ПО и продлевать срок службы техники за счет грамотного распределения нагрузки и своевременного технического обслуживания.

1. Подготовительный этап

На первом этапе важно определить цели инвентаризации: необходимо ли просто актуализировать данные или провести полный аудит всех активов. Затем выбираются методики учета – ручной, автоматизированный или комбинированный подход. После этого назначаются ответственные лица, которые будут курировать процесс на каждом его этапе.

Основные участники:

• ИТ-отдел: проводит учет, отвечает за обновление данных
• Финансовый отдел: контролирует стоимость активов
• Менеджеры по безопасности: следят за соблюдением норм

Также на этом этапе разрабатываются регламенты, определяющие порядок и частоту инвентаризации.

2. Сбор данных

Этот этап включает непосредственную проверку ИТ-активов. В зависимости от масштабов компании и доступных ресурсов учет может проводиться вручную (например, с использованием таблиц) или с помощью специализированных автоматизированных систем, таких как ITAM-решения. ИТ-активы классифицируются по категориям, классам, типам и моделям. Каждому ИТ-активу присваивается уникальный идентификатор, фиксируются его характеристики, месторасположение, ответственный сотрудник, фактический пользователь, проверяется состояние, в ряде случаев - режим использования и правомерность использования.

3. Анализ и сверка информации

После сбора данных их необходимо сравнить с существующими данными в учетных системах. Несоответствия, такие как неучтенные устройства, неактуальные пользователи, ответственные, состояния, характеристики, месторасположение, режимы использования, дублирование данных или просроченные лицензии, выявляются, корректируются и приводятся в соответствие, в том числе с обязательствами компании и нормативными требованиями. Этот процесс помогает обнаружить устаревшие ИТ-активы, которые можно списать, найти ресурсы, которые можно использовать более эффективно, перестать нести затраты на неиспользуемые ресурсы, устранить нарушения обязательств и несоответствия требованиям.

4. Документирование результатов

Финальный этап предполагает обновление базы данных ИТ-активов, формирование соответствующих документов для финансового отдела, отчетов для руководства и подведение итогов. В зависимости от целей инвентаризации в отчетах может содержаться информация о неэффективном использовании ресурсов, необходимости замены оборудования или обновления лицензий. Эти данные позволяют компании эффективнее планировать бюджет и стратегическое развитие ИТ-инфраструктуры.

Автоматизированные системы устраняют необходимость в ручном вводе данных, уменьшая вероятность ошибок. Они позволяют ускорить процесс инвентаризации, автоматически собирая и обновляя информацию об ИТ-активах.

ITAM-системы обеспечивают централизованный контроль над активами, позволяя в реальном времени отслеживать их состояние, историю изменений и месторасположение. Это особенно важно для организаций с распределенной инфраструктурой.

Автоматизированные системы контролируют использование лицензий, помогают предотвратить несанкционированное использование ИТ-ресурсов и обеспечивают соответствие требованиям информационной безопасности.

Инвентаризация ИТ-активов — важный процесс, обеспечивающий контроль, безопасность и оптимизацию ресурсов. Внедрение автоматизированных решений позволяет упростить учет и повысить эффективность управления ИТ-ресурсами.