Оставить заявку на демо
Заполните форму, и мы свяжемся с вами в течение рабочего дня
Интеграция ITAM: Практическое руководство по управлению ИТ-активами
ITAM — это система управления всеми ИТ-активами компании, от ноутбуков до лицензий. Представьте себе склад, где вместо коробок хранятся компьютеры, серверы и программы. ITAM работает как умный кладовщик: он знает, где что находится, кому принадлежит, когда заканчивается гарантия, срок действия или годности и сколько это стоит. Без такой системы компании переплачивают за лишние лицензии, закупают избыточное количество активов, теряют оборудование и рискуют штрафами за нарушение лицензионных соглашений.
Почему ITAM важен для бизнеса
В современных компаниях расходы на ИТ-активы достигают до 15%* операционных затрат. При этом многие организации до сих пор не имеют полной картины: сколько реально используется лицензий, какие сервисы оплачиваются впустую и когда заканчиваются гарантии на оборудование.
По данным Flexera, до 30%* ИТ-бюджета ежегодно расходуется неэффективно — на неиспользуемые лицензии, простаивающие подписки и избыточные облачные ресурсы. Даже компании с развитой системой управления активами оценивают потери на уровне 30%* для ПО на рабочих местах, 22%* — для софта в дата-центрах, 21%* — для IaaS/PaaS и 20%* — для SaaS.
Это наглядно показывает: эффективный ITAM — не просто учет техники в Excel, а инструмент, который позволяет вернуть контроль над расходами. Внедрение зрелых ITAM-практик помогает компаниям сократить до трети лишних затрат и перенаправить эти средства в развитие — например, в проекты по внедрению ИИ и автоматизации.
По данным Flexera, до 30%* ИТ-бюджета ежегодно расходуется неэффективно — на неиспользуемые лицензии, простаивающие подписки и избыточные облачные ресурсы. Даже компании с развитой системой управления активами оценивают потери на уровне 30%* для ПО на рабочих местах, 22%* — для софта в дата-центрах, 21%* — для IaaS/PaaS и 20%* — для SaaS.
Это наглядно показывает: эффективный ITAM — не просто учет техники в Excel, а инструмент, который позволяет вернуть контроль над расходами. Внедрение зрелых ITAM-практик помогает компаниям сократить до трети лишних затрат и перенаправить эти средства в развитие — например, в проекты по внедрению ИИ и автоматизации.
Архитектура ИТ-активов: от хаоса к порядку
Первый шаг к эффективному управлению — правильная классификация. Все ИТ-активы делятся на две большие группы: материальные (физическое оборудование) и нематериальные (программное обеспечение, лицензии, данные).
Для детального учета используется четырехуровневая иерархия, которая работает как адрес на карте:
Категория → Класс → Тип → Модель
Например, ноутбук сотрудника будет описан так:
Определение ценности активов
Ценность актива — понятие комплексное. Это не только его стоимость в деньгах. Старый сервер за 50 тысяч рублей может быть критичнее нового ноутбука за 150 тысяч, если на нем работает вся бухгалтерия. При оценке учитывают:
Для детального учета используется четырехуровневая иерархия, которая работает как адрес на карте:
Категория → Класс → Тип → Модель
Например, ноутбук сотрудника будет описан так:
- Категория: Оборудование
- Класс: Компьютер
- Тип: Ноутбук
- Модель: Xiaomi 14" RedmiBook Pro (P/N 21F6003VRT)
Определение ценности активов
Ценность актива — понятие комплексное. Это не только его стоимость в деньгах. Старый сервер за 50 тысяч рублей может быть критичнее нового ноутбука за 150 тысяч, если на нем работает вся бухгалтерия. При оценке учитывают:
- Финансовую стоимость – цена покупки, остаточная стоимость, стоимость обслуживания
- Бизнес-критичность – влияние на операционную деятельность при выходе из строя
- Уникальность – возможность быстрой замены или восстановления
- Риски – уязвимости безопасности, срок окончания поддержки
- Compliance – соответствие лицензионным требованиям и стандартам
Модель управления: от целей к результатам
Прежде чем внедрять ITAM, важно определить конкретные бизнес-цели. Обычно компаниями движет сразу несколько факторов. Один из ключевых — оптимизация расходов: внедрение системы позволяет сэкономить до четверти ИТ-бюджета благодаря выявлению неиспользуемых лицензий и избыточных закупок. Не менее значимым является контроль рисков, ведь своевременное обновление критических систем помогает предотвратить простои, вызванные устаревшей техникой. Третьим фактором становится обеспечение compliance: автоматический контроль лицензий исключает вероятность штрафов, которые нередко исчисляются миллионами рублей. Наконец, ITAM поддерживает рост компании, создавая условия для быстрого масштабирования инфраструктуры под новые проекты и сотрудников.
Команда внедрения
Для успешного запуска ITAM нужна кросс-функциональная команда:
Команда внедрения
Для успешного запуска ITAM нужна кросс-функциональная команда:
- Руководитель проекта — координирует процесс, принимает ключевые решения
- ИТ-менеджеры — отвечают за предоставление данных по согласованию процессов, структуре ИТ-команд и формируют требования к статистике и отчетности
- Аналитик — отвечает за структуры данных и мастер-данные
- ИТ-специалисты — отвечают за техническую реализацию и интеграции
- Представители бизнес-подразделений — формулируют требования
Дорожная карта внедрения ITAM на примере TIKITRIK Asset Management
Внедрение ITAM — это не разовое действие, а продуманный процесс, который требует участия и заказчика, и вендора. В случае с TIKITRIK Asset Management проект разбит на логичные этапы — от анализа данных до промышленной эксплуатации. Такой формат помогает выстроить систему последовательно, без перегрузок и с прозрачным результатом уже на каждом шаге.
Неделя 1. Подготовка и анализ данных
Работа начинается с предоставления исходной информации по активам и настройки серверов: создаются тестовая и продуктивная среды, определяются цели проекта и объем данных. На этом этапе команда внедрения анализирует переданную информацию, выявляет пробелы и уточняет детали. Проводится интеграция с Active Directory, данными о сотрудниках и почтовыми сервисами.
Основная цель: заложить технический и организационный фундамент проекта.
Неделя 2. Структурирование активов
Создается иерархия активов, определяются категории, типы и классы, формируются связи между объектами, справочники и роли пользователей. Подготавливается структура мест и группировка складах.
Основная цель: сформировать понятную и согласованную структуру данных, на которой будет построен учет.
Неделя 3. Настройка процессов и ролей
В системе вносятся базовые параметры, настраиваются процессы, маршруты согласования, группы сопровождения и группы подтверждающих,настраиваются уведомления.
Основная цель: обеспечить корректность процессов и распределение прав.
Неделя 4. Тестирование и обучение
На этом этапе система проходит проверку в тестовой среде: отрабатываются типовые сценарии, пользователи обучаются работать с интерфейсом и функциями управления активами. Собирается обратная связь, уточняются процессы.
Основная цель: убедиться, что все сценарии работают корректно и персонал готов к переходу в промышленную эксплуатацию.
Неделя 5. Миграция данных и запуск
Готовятся шаблоны для переноса данных, выполняется их верификация и миграция из старых систем. После проверки начинается промышленная эксплуатация и усиленная поддержка (hypercare) — специалисты сопровождают пользователей и корректируют мелкие ошибки в оперативном режиме.
Основная цель: полное переключение компании на новую систему ITAM.
Результат внедрения
Такой поэтапный подход позволяет компании уже через два-три месяца получить измеримые результаты:
Неделя 1. Подготовка и анализ данных
Работа начинается с предоставления исходной информации по активам и настройки серверов: создаются тестовая и продуктивная среды, определяются цели проекта и объем данных. На этом этапе команда внедрения анализирует переданную информацию, выявляет пробелы и уточняет детали. Проводится интеграция с Active Directory, данными о сотрудниках и почтовыми сервисами.
Основная цель: заложить технический и организационный фундамент проекта.
Неделя 2. Структурирование активов
Создается иерархия активов, определяются категории, типы и классы, формируются связи между объектами, справочники и роли пользователей. Подготавливается структура мест и группировка складах.
Основная цель: сформировать понятную и согласованную структуру данных, на которой будет построен учет.
Неделя 3. Настройка процессов и ролей
В системе вносятся базовые параметры, настраиваются процессы, маршруты согласования, группы сопровождения и группы подтверждающих,настраиваются уведомления.
Основная цель: обеспечить корректность процессов и распределение прав.
Неделя 4. Тестирование и обучение
На этом этапе система проходит проверку в тестовой среде: отрабатываются типовые сценарии, пользователи обучаются работать с интерфейсом и функциями управления активами. Собирается обратная связь, уточняются процессы.
Основная цель: убедиться, что все сценарии работают корректно и персонал готов к переходу в промышленную эксплуатацию.
Неделя 5. Миграция данных и запуск
Готовятся шаблоны для переноса данных, выполняется их верификация и миграция из старых систем. После проверки начинается промышленная эксплуатация и усиленная поддержка (hypercare) — специалисты сопровождают пользователей и корректируют мелкие ошибки в оперативном режиме.
Основная цель: полное переключение компании на новую систему ITAM.
Результат внедрения
Такой поэтапный подход позволяет компании уже через два-три месяца получить измеримые результаты:
- единая и актуальная база активов с точностью учета свыше 99%;
- сокращение времени проверок и подтверждений с недель и дней до часов и минут;
- экономия на управлении ИТ-инфраструктурой не менее 20%*;
- прозрачные процессы и минимизация рисков, связанных с лицензиями и устаревшими активами.
Рисунок 1 Дорожная карта внедрения TIKITRIK Asset Management
Типичные проблемы и их решения
При внедрении ITAM компании нередко сталкиваются с сопротивлением сотрудников: люди привыкли к старым процессам и не всегда готовы осваивать новые.
Другой частой трудностью оказываются неполные или неточные исходные данные. В старых системах информация может быть фрагментированной и с ошибками, поэтому приходится проводить физическую инвентаризацию с использованием сканеров штрих-кодов. Этот подход занимает больше времени, но обеспечивает точность данных.
Сложности возникают и при интеграции с legacy-системами, которые не имеют API и плохо отдают данные. В таких случаях помогают промежуточные решения — например, выгрузки в Excel или применение RPA-роботов для автоматизации рутинных операций.
Наконец, многие компании недооценивают масштаб работ, полагая, что внедрить ITAM можно за пару недель. На практике сроки зависят от степени готовности самой организации. Например, TIKITRIK можно развернуть за 30 дней — со стороны вендора это реально. Но для этого компания должна заранее провести подготовку: собрать информацию об имеющемся оборудовании, определить, какие данные и из каких систем будут переноситься, согласовать правила учета. Именно на этих этапах чаще всего и теряется время. При необходимости мы можем помочь пройти подготовительный этап быстрее и качественнее, чтобы внедрение прошло в сжатые сроки и без накладок.
Другой частой трудностью оказываются неполные или неточные исходные данные. В старых системах информация может быть фрагментированной и с ошибками, поэтому приходится проводить физическую инвентаризацию с использованием сканеров штрих-кодов. Этот подход занимает больше времени, но обеспечивает точность данных.
Сложности возникают и при интеграции с legacy-системами, которые не имеют API и плохо отдают данные. В таких случаях помогают промежуточные решения — например, выгрузки в Excel или применение RPA-роботов для автоматизации рутинных операций.
Наконец, многие компании недооценивают масштаб работ, полагая, что внедрить ITAM можно за пару недель. На практике сроки зависят от степени готовности самой организации. Например, TIKITRIK можно развернуть за 30 дней — со стороны вендора это реально. Но для этого компания должна заранее провести подготовку: собрать информацию об имеющемся оборудовании, определить, какие данные и из каких систем будут переноситься, согласовать правила учета. Именно на этих этапах чаще всего и теряется время. При необходимости мы можем помочь пройти подготовительный этап быстрее и качественнее, чтобы внедрение прошло в сжатые сроки и без накладок.
Заключение: ITAM как инвестиция в будущее
Внедрение ITAM — это не расход, а инвестиция, которая окупается уже в первый год. Компании получают не просто систему учета, а инструмент стратегического управления ИТ-инфраструктурой. Экономия 20-30% ИТ-бюджета через оптимизацию лицензий и оборудования, снижение рисков простоев на 50%, ускорение ИТ-процессов в 3-5 раз и полная прозрачность затрат — это реальные результаты, подтвержденные сотнями внедрений.
Начните с малого — проведите аудит хотя бы одного отдела. Увидев реальные цифры неэффективности, вы поймете истинную ценность ITAM. В современном мире данные — это новая нефть, а ITAM — инструмент, который превращает хаос информации об ИТ-активах в структурированное конкурентное преимущество. Если вы готовы к трансформации управления ИТ-активами, начните с составления плана и формирования команды. Через полгода вы удивитесь, как раньше работали без системы управления активами.
*Источник:
https://www.flexera.com/about-us/press-center/flexera-2024-state-of-itam-report-finds-software-audit-costs-continue-to-rise