Оставить заявку на демо
Заполните форму, и мы свяжемся с вами в течение рабочего дня
Экономика должна быть экономной: внедряем решение Asset Management
Обновлено 07.05.2026
Что такое Asset Management в IT?
Каждый день в компаниях используются десятки, а то и сотни разных ИТ-активов. Под активами подразумеваются компьютеры с мышками и гарнитурами, принтеры, серверы, различное программное обеспечение все, что формирует цифровую среду компании. Управление этой средой и есть задача IT Asset Management (ITAM, управление ИТ-активами). По сути, ITAM это процесс и набор практик, которые помогают контролировать ИТ-активы на всем жизненном пути (от закупки до утилизации).
Однако ITAM это не просто учет «железа» и программ. Современные ITAM-системы умеют сами собирать данные об активах, следить за их жизненным циклом, строить понятные отчеты и помогают принимать управленческие решения. Для бизнеса это плюс во всем: меньше рутины, меньше рисков, больше контроля и финансовой выгоды.
Однако ITAM это не просто учет «железа» и программ. Современные ITAM-системы умеют сами собирать данные об активах, следить за их жизненным циклом, строить понятные отчеты и помогают принимать управленческие решения. Для бизнеса это плюс во всем: меньше рутины, меньше рисков, больше контроля и финансовой выгоды.
Основные компоненты и процессы ITAM
Управление активами это целая система взаимосвязанных процессов. Она нужна, чтобы компания четко понимала, какие у нее есть ИТ-активы, кто их использует, сколько они стоят, когда нужно обслуживать оборудование и продлевать лицензии, а также когда и в каких объемах делать запасы.
Управление ИТ-активами начинается с бюджета, а именно: планирования расходов на закупку, обновление и обслуживание оборудования и софта. Прежде чем что-то покупать, нужно понять, что вообще нужно разным отделам, сколько на это готовы потратить и что важнее в первую очередь.
Дальше — закупки. На этом этапе идет работа с поставщиками: согласование цен, контроль сроков поставки, хранение всех договоров и счетов. Выстраивать этот процесс помогают специальные закупочные инструменты. Когда оборудование или софт наконец приехали, начинается следующий этап — учет. В системе фиксируется, что это за устройство, где оно находится, кто за него отвечает и сколько оно прослужит.
Отдельный и очень важный процесс ITAM это управление лицензиями на программы. Тут без автоматизации никуда: специальные инструменты сами собирают данные о том, какой софт реально используется, а какой «пылится» на полке. Так называемые системы дискаверинга позволяют не покупать лишнего, а еще вовремя продлевать подписки, чтобы потом не платить штрафы за нарушение лицензионных соглашений.
Управление конфигурациями позволяет видеть, как связаны между собой оборудование, виртуальные машины, программы и конкретные сотрудники. Это особенно ценно при поиске причин сбоев или планировании изменений.
Весь жизненный цикл — от момента покупки до списания и утилизации — должен быть упакован в понятную аналитику. Хорошая система показывает, сколько у компании ИТ-активов, что уже устарело, где есть излишки, сколько потрачено на ремонт и где можно сэкономить. Также важно, чтобы система не просто собирала данные, но и работала в проактивном режиме, напоминая, когда нужно продлить лицензии, провести обслуживание или пополнить запасы.
Современные системы, например TIKITRIK Asset Management, закрывают ключевые процессы учета активов и избавляют от того самого хаоса, который обычно царит, когда все ведется вручную. Процесс становится прозрачным: согласования не зависают, данные не расходятся с реальностью, а уведомления приходят вовремя, чтобы решения принимались не в последний момент. В этом, собственно, и отличие нормальной ITAM-системы от кучи табличек и переписок в чатах.
Управление ИТ-активами начинается с бюджета, а именно: планирования расходов на закупку, обновление и обслуживание оборудования и софта. Прежде чем что-то покупать, нужно понять, что вообще нужно разным отделам, сколько на это готовы потратить и что важнее в первую очередь.
Дальше — закупки. На этом этапе идет работа с поставщиками: согласование цен, контроль сроков поставки, хранение всех договоров и счетов. Выстраивать этот процесс помогают специальные закупочные инструменты. Когда оборудование или софт наконец приехали, начинается следующий этап — учет. В системе фиксируется, что это за устройство, где оно находится, кто за него отвечает и сколько оно прослужит.
Отдельный и очень важный процесс ITAM это управление лицензиями на программы. Тут без автоматизации никуда: специальные инструменты сами собирают данные о том, какой софт реально используется, а какой «пылится» на полке. Так называемые системы дискаверинга позволяют не покупать лишнего, а еще вовремя продлевать подписки, чтобы потом не платить штрафы за нарушение лицензионных соглашений.
Управление конфигурациями позволяет видеть, как связаны между собой оборудование, виртуальные машины, программы и конкретные сотрудники. Это особенно ценно при поиске причин сбоев или планировании изменений.
Весь жизненный цикл — от момента покупки до списания и утилизации — должен быть упакован в понятную аналитику. Хорошая система показывает, сколько у компании ИТ-активов, что уже устарело, где есть излишки, сколько потрачено на ремонт и где можно сэкономить. Также важно, чтобы система не просто собирала данные, но и работала в проактивном режиме, напоминая, когда нужно продлить лицензии, провести обслуживание или пополнить запасы.
Современные системы, например TIKITRIK Asset Management, закрывают ключевые процессы учета активов и избавляют от того самого хаоса, который обычно царит, когда все ведется вручную. Процесс становится прозрачным: согласования не зависают, данные не расходятся с реальностью, а уведомления приходят вовремя, чтобы решения принимались не в последний момент. В этом, собственно, и отличие нормальной ITAM-системы от кучи табличек и переписок в чатах.
Стандарты ITAM
Чтобы построить полноценную систему управления ИТ-активами, без стандартов не обойтись. Они помогают выстроить эталонные процессы, объединяя лучшие практики и многолетний опыт.
Самый известный подход в мире ИТ, который применяется и в рамках Asset Management это ITIL (Information Technology Infrastructure Library). Если совсем просто, это сборник лучших практик управления ИТ-услугами. Внутри ITIL есть отдельный блок, который как раз посвящен активам и конфигурациям. Благодаря ему все встает на свои места: от того момента, как актив появился в компании, до его списания. И главное — понятно, кто за какой этап отвечает, и правила едины для всех.
Есть еще отдельный международный стандарт — ISO/IEC 19770-1. Он уже конкретно про управление ИТ-активами. Там прописано, как должна выглядеть нормальная инвентаризация, как учитывать лицензии, работать с поставщиками и отслеживать конфигурации. Если компания соответствует этому стандарту, это сразу видно: процессы прозрачные, а рисков (особенно с лицензионной чистотой) заметно меньше.
Бывают и другие ориентиры. Например, COBIT (Control Objectives for Information and Related Technologies) больше про общий контроль над корпоративными ИТ-процессами в компании, включая активы. А SAM (Software Asset Management) это уже про управление софтом и проверку, все ли чисто с лицензиями.
Для тех, кто хочет не просто вести учет «для галочки», а построить систему, которой можно управлять и гордиться как эталонной, эти стандарты – отличная опора. Они помогают не изобретать велосипед, а взять готовые, проверенные процессы, которые поймут и свои, и аудиторы.
Самый известный подход в мире ИТ, который применяется и в рамках Asset Management это ITIL (Information Technology Infrastructure Library). Если совсем просто, это сборник лучших практик управления ИТ-услугами. Внутри ITIL есть отдельный блок, который как раз посвящен активам и конфигурациям. Благодаря ему все встает на свои места: от того момента, как актив появился в компании, до его списания. И главное — понятно, кто за какой этап отвечает, и правила едины для всех.
Есть еще отдельный международный стандарт — ISO/IEC 19770-1. Он уже конкретно про управление ИТ-активами. Там прописано, как должна выглядеть нормальная инвентаризация, как учитывать лицензии, работать с поставщиками и отслеживать конфигурации. Если компания соответствует этому стандарту, это сразу видно: процессы прозрачные, а рисков (особенно с лицензионной чистотой) заметно меньше.
Бывают и другие ориентиры. Например, COBIT (Control Objectives for Information and Related Technologies) больше про общий контроль над корпоративными ИТ-процессами в компании, включая активы. А SAM (Software Asset Management) это уже про управление софтом и проверку, все ли чисто с лицензиями.
Для тех, кто хочет не просто вести учет «для галочки», а построить систему, которой можно управлять и гордиться как эталонной, эти стандарты – отличная опора. Они помогают не изобретать велосипед, а взять готовые, проверенные процессы, которые поймут и свои, и аудиторы.
В каких случаях внедрение Asset Management становится необходимостью?
Пока компания небольшая, управлять активами можно и по старинке: таблички, чаты с коллегами, стикеры и память сисадмина. Но когда штат компании переваливает за 500 человек, этот номер перестает работать. ИТ-отдел просто тонет в задачах: новому сотруднику нужен ноутбук, у другого сломался монитор, закончились мышки, надо закупить лицензии, что-то списать, что-то починить, продлить домены, обновить софт и так до бесконечности.
Можно, конечно, продолжать управлять всем этим хозяйством через Excel, почту и переписки в мессенджерах. Но в средних и крупных компаниях такой подход превращается в хаос. Согласования растягиваются на недели, кто-то вечно забывает обновить данные, и в итоге никто толком не понимает, где какое оборудование и у кого на руках. Время тратится впустую, нервы тоже, а еще появляются финансовые и репутационные риски.
Если коротко, вот с чем чаще всего сталкиваются компании, которые так и не внедрили нормальную систему учета активов:
Покупают лишнее
В среднем компании переплачивают около 17% бюджета на обновление просто потому, что закупают то, что уже есть, или то, что на самом деле не нужно. Плюс к этому добавляются расходы на хранение всего лишнего «добра».
Не знают, что есть на самом деле
Когда нет четкой картины, что уже стоит на складах и у сотрудников, легко купить сверх нормы. На таких «перестраховках» сгорает еще около 6% бюджета на обновление.
Техника ломается, а компании не готовы
Примерно 2% от стоимости всего парка активов — это деньги, которые уходят на оборудование, которое постоянно выходит из строя или просто не подходит для задач.
Кражи, потери и поломки
Каждый год еще минимум 2% стоимости парка просто исчезает: разбито, украдено, потеряно. И без системы учета даже не всегда понятно, где искать концы.
Что у кого — непонятно
Отсутствие прозрачности в учете. Становится трудно или невозможно разобраться, что находится «на руках», кто ответственный, кто пользователь. Ежегодно минимум 10% всех ИТ-активов требуют какой-либо дополнительной детальной проверки.
Все постоянно меняется, а вносить правки — боль
Трудозатратное внесение изменений по ответственным, пользователям, статусов, комментариев и сохранение истории. Ежегодно минимум 20% всех ИТ-активов требуют внесения каких-либо изменений.
Склады пустые, сотрудники простаивают
Отсутствие нужных запасов на складах приводит к простою на 1 час в год на каждого сотрудника компании.
Лицензии горят, доступы теряются
Несвоевременное продление лицензий, поддержки, доменов, ключей и т. д. ведет к простоям в работе, недоступности продуктов компании для клиентов.
И самый неприятный пункт — штрафы и репутация
Репутационные риски и штрафы за неправомерное использование программного обеспечения, оборудования и других ИТ-активов.
Подводя итог, ITAM это история не про «хочется попробовать новую систему», а про выживание бизнеса, когда масштабы уже не позволяют держать все в голове и в табличках.
Можно, конечно, продолжать управлять всем этим хозяйством через Excel, почту и переписки в мессенджерах. Но в средних и крупных компаниях такой подход превращается в хаос. Согласования растягиваются на недели, кто-то вечно забывает обновить данные, и в итоге никто толком не понимает, где какое оборудование и у кого на руках. Время тратится впустую, нервы тоже, а еще появляются финансовые и репутационные риски.
Если коротко, вот с чем чаще всего сталкиваются компании, которые так и не внедрили нормальную систему учета активов:
Покупают лишнее
В среднем компании переплачивают около 17% бюджета на обновление просто потому, что закупают то, что уже есть, или то, что на самом деле не нужно. Плюс к этому добавляются расходы на хранение всего лишнего «добра».
Не знают, что есть на самом деле
Когда нет четкой картины, что уже стоит на складах и у сотрудников, легко купить сверх нормы. На таких «перестраховках» сгорает еще около 6% бюджета на обновление.
Техника ломается, а компании не готовы
Примерно 2% от стоимости всего парка активов — это деньги, которые уходят на оборудование, которое постоянно выходит из строя или просто не подходит для задач.
Кражи, потери и поломки
Каждый год еще минимум 2% стоимости парка просто исчезает: разбито, украдено, потеряно. И без системы учета даже не всегда понятно, где искать концы.
Что у кого — непонятно
Отсутствие прозрачности в учете. Становится трудно или невозможно разобраться, что находится «на руках», кто ответственный, кто пользователь. Ежегодно минимум 10% всех ИТ-активов требуют какой-либо дополнительной детальной проверки.
Все постоянно меняется, а вносить правки — боль
Трудозатратное внесение изменений по ответственным, пользователям, статусов, комментариев и сохранение истории. Ежегодно минимум 20% всех ИТ-активов требуют внесения каких-либо изменений.
Склады пустые, сотрудники простаивают
Отсутствие нужных запасов на складах приводит к простою на 1 час в год на каждого сотрудника компании.
Лицензии горят, доступы теряются
Несвоевременное продление лицензий, поддержки, доменов, ключей и т. д. ведет к простоям в работе, недоступности продуктов компании для клиентов.
И самый неприятный пункт — штрафы и репутация
Репутационные риски и штрафы за неправомерное использование программного обеспечения, оборудования и других ИТ-активов.
Подводя итог, ITAM это история не про «хочется попробовать новую систему», а про выживание бизнеса, когда масштабы уже не позволяют держать все в голове и в табличках.
Как ITAM экономит деньги и ресурсы
Согласно нашим оценкам, разовые затраты на обеспечение одного сотрудника базовыми ИТ-активами составляет минимум 150 000 рублей. На каждого сотрудника компании приходится в среднем 5 ИТ-активов. А в целом количество ИТ-активов в управлении ИТ гораздо шире: это ИТ-активы общего пользования, различные общие лицензии, виртуальные серверы и т. п. При этом все сотрудники практически любой компании ежегодно участвуют в различных процессах, связанных с ИТ-активами.
По общим оценкам, минимум 10% ИТ-активов требуют ежегодного обновления.
Использование TIKITRIK Asset Management позволяет:
По общим оценкам, минимум 10% ИТ-активов требуют ежегодного обновления.
Использование TIKITRIK Asset Management позволяет:
- Обнулить или кардинально снизить избыточные затраты при обновлении ИТ-активов за счет точного понимания, какие активы используются, какие нет, какие расходные материалы и в каком количестве нужны.
- Избежать позднего планирования за счет учета всех ИТ-активов. В системе можно настроить пороги: как только мышек на складе осталось меньше десяти, приходит уведомление «пора заказывать». Никаких авралов и срочных закупок по двойной цене.
- Вовремя заметить проблемную технику. Если какая-то модель ноутбуков постоянно греется или ломается, аналитика это покажет. Можно вовремя заменить всю партию, пока не случилось массового сбоя.
- Сократить минимум вдвое потери и кражи. Когда учет прозрачный и каждый сотрудник знает, что техника за ним закреплена, отношение к ней меняется. Плюс процесс возврата настроен: уволился человек, сразу сдал все до последнего переходника.
- Сократить время на подтверждение и согласование по ИТ-активам минимум на 10 минут для каждого сотрудника ежегодно за счет автоматизированных процессов и прозрачности процесса согласования, своевременных понятных уведомлений и удобства принятия решения.
- Сократить проверки по ИТ-активам усредненно минимум на 20 минут. Это достигается благодаря прозрачному учету, наличию связанности активов, быстроте поиска и истории по всем изменениям и процессам, включая все активности, комментарии, файлы и документы.
- Сократить время на внесение изменений по активам минимум на 30 минут. Кто-то перешел в другой отдел, технику передали коллеге, списали картридж — все это делается в пару кликов. Не нужно перепроверять, бояться ошибиться, искать старые записи.
Переводим минуты в деньги
Средняя стоимость рабочего часа сотрудника в компаниях среднего и крупного бизнеса не ниже 2 000 рублей. Ниже наглядные цифры, которые демонстрируют экономию от внедрения ITAM-системы на примере решения TIKITRIK Asset Management.
Калькулятор экономии прямых затрат на ИТ-активы
Калькулятор экономии трудозатрат
Очевидная и неочевидная польза от внедрения TIKITRIK Asset Management
Использование ITAM-решения помогает систематизировать процесс управления ИТ-активами, что дает очевидные плюсы:
- Повышение производительности труда при сниженной операционной нагрузке на ИТ-отдел.
- Существенное снижение финансовых рисков.
- Рост эффективности ИТ-отдела и компании в целом.
- Удобство как для ИТ-отдела так и для конечных пользователей.
- Повышение удовлетворенности пользователей.
Преимущества для сотрудников
- Понимание, за какие ИТ-активы сотрудник несет ответственность, единое пространство по всем процессам.
- Прозрачность процесса фактического получения, передачи и возврата ИТ-активов: получение уведомлений, отправка уточнений, подтверждение – все это в единой системе в понятном виде.
- Удобный процесс подтверждения и подписания актов приема-передачи ИТ-активов.
- Возможность отслеживать процессы с участием подчиненных и обеспечение своей команды ИТ-активами.
Преимущества для ИТ-отдела
- Прозрачный учет: единый источник данных по всем ИТ-активам полной историей по всем движениям, изменениям и событиям.
- Существенное увеличение прослеживаемости ИТ-активов: вся история по всем движениям и изменениям в одном месте и всегда доступна по каждому ИТ-активу.
- Контроль остатков: своевременные закупки и пополнения снижают риски отсутствия нужных ИТ-активов на складе и простой сотрудников компании.
- Сокращение лишних затрат: контроль за использованием позволяет избавиться от расходов на неиспользуемые ИТ-активы и предотвращает избыточные закупки.
- Сокращение рисков неправомерного использования ИТ-активов.
- Сокращение ущерба для собственности компании.
- Сокращение времени на планирование, анализ данных, поиски и выяснения по всем ИТ-активам.
- Автоматизация процессов при управлении ИТ-активами с удобным и прозрачным процессом согласования.
- Эффективность: увеличение производительности за счет автоматизации, понятного интерфейса, скорости работы, удобства и совместного использования, снижения количества ошибок в учете.
- Прозрачная отчетность и предметная аналитика.
- Гибкость: продуманные удобные настройки позволяют настраивать различные параметры без затрат на доработки.
С этими и многими другими преимуществами решения TIKITRIK Asset Management вы можете ознакомиться в рамках демо-тура по решению. Смотреть демо-тур.
Заключение
ITAM это не про то, чтобы просто навести порядок на ИТ-полках. Это про будущее компании. Рано или поздно любой растущий бизнес упирается в момент, когда держать все в головах и табличках становится невозможно. И вот тогда внедрение системы управления ИТ-активами превращается из «хотелки» в необходимость.
Без четкой картины — что есть, кто пользуется и сколько это стоит — невозможно нормально планировать бюджет, избегать простоев и управлять затратами. ИТ-отдел вечно тушит пожары, руководство нервничает из-за непонятных трат, а сотрудники ждут технику по две недели.
TIKITRIK Asset Management помогает навести порядок в ИТ-активах раз и навсегда. Никакого хаоса в учете, никаких внезапно закончившихся лицензий и простоев из-за того, что «кто-то забыл заказать». Особенно это выручает, когда компания растет, людей становится больше, и многие работают удаленно.
Внедрение ITAM это шаг к стабильности. Когда ИТ-инфраструктура не мешает, а помогает, когда она становится надежным фундаментом, на который можно опереться в долгосрочных планах. Это дорогого стоит.
Хотите посмотреть, как это работает вживую? Приходите на демо TIKITRIK Asset Management. Покажем, как раз и навсегда навести порядок в активах и забыть про головную боль.
Без четкой картины — что есть, кто пользуется и сколько это стоит — невозможно нормально планировать бюджет, избегать простоев и управлять затратами. ИТ-отдел вечно тушит пожары, руководство нервничает из-за непонятных трат, а сотрудники ждут технику по две недели.
TIKITRIK Asset Management помогает навести порядок в ИТ-активах раз и навсегда. Никакого хаоса в учете, никаких внезапно закончившихся лицензий и простоев из-за того, что «кто-то забыл заказать». Особенно это выручает, когда компания растет, людей становится больше, и многие работают удаленно.
Внедрение ITAM это шаг к стабильности. Когда ИТ-инфраструктура не мешает, а помогает, когда она становится надежным фундаментом, на который можно опереться в долгосрочных планах. Это дорогого стоит.
Хотите посмотреть, как это работает вживую? Приходите на демо TIKITRIK Asset Management. Покажем, как раз и навсегда навести порядок в активах и забыть про головную боль.
FAQ
В чем разница между ITAM и ITSM?
ITAM это подход к управлению ИТ-активами (железо, софт, лицензии). ITAM следит за всей жизнью актива: от момента, когда его купили, до момента, когда его списали и утилизировали. ITSM это методология управления всеми ИТ-услугами (инцидентами, проблемами, изменениями и, в том числе, ИТ-активами). ITAM и ITSM не конкуренты, а лучшие друзья. Они дополняют друг друга и вместе делают компанию эффективнее.
Какие риски могут возникнуть при неправильном управлении ИТ-активами?
Во-первых, финансовые риски. Лишние закупки, срочные поставки по двойной цене, оплата того, что уже есть и многие другие переплаты из-за неумения организовать работу с ИТ-активами. Во-вторых, репутационный ущерб: штрафы за нелицензионный софт и утечки данных. В-третьих, простой сотрудников, которые сидят без дела из-за отсутствия нужного оборудования и программ.
Какие методы используются в ITAM для управления лицензиями?
Система сама собирает данные: какое ПО на каких компьютерах стоит, какие лицензии есть, а каких не хватает. Автоматически считает, сколько нужно докупить и когда продлевать подписки. Напоминания позволяют «не проспать» момент продления необходимых лицензий, а аналитика делает процесс полностью прозрачным и подконтрольным.
Какие преимущества дает внедрение ITAM?
Контроль расходов, прозрачность инфраструктуры, быстрые согласования, меньше ошибок и больше предсказуемости в работе ИТ-отдела.
Для каких компаний ITAM особенно актуален?
Для организаций со штатом от 500 человек, где инфраструктура уже вышла за рамки «пары десятков компьютеров». Особенно для компаний с филиалами, удаленными сотрудниками и большим числом лицензий: холдингов, банков, производственных предприятий, провайдеров ИТ-услуг.