Экономика должна быть экономной: внедряем решение Asset Management

Как известно, практически в любой компании — от среднего бизнеса до корпораций — ежедневно используются десятки и сотни различных ИТ-активов: компьютеры, серверы, сетевое оборудование, лицензии на программное обеспечение, мобильные устройства, периферия. Всё это — ресурсы, которые напрямую влияют на производительность сотрудников, непрерывную работу и безопасность компании. Управление парком ИТ-активов (всех устройств и ПО) — задача IT Asset Management (ITAM).

Asset Management помогает бизнесу ответить на ключевые вопросы: где находятся активы, кто ими пользуется, сколько у нас запасов, насколько эффективно они используются и когда требуют замены. Без этой информации компания рискует потерей времени и даже денег из-за простоев, незапланированных закупок, избыточных запасов или нарушений лицензионной политики.

Asset Management — это не просто учет «железа» и ПО, а основа для принятия управленческих решений, гарантия прозрачности инфраструктуры, контроля расходов, своевременного обслуживания и безопасности. Ручной подход к учету и ведение табличек со списком оборудования давно себя изжил — он не масштабируется, не защищен от ошибок, требует больших трудозатрат и зачастую приводит к неэффективным и неверным операционным и управленческим решениям.

Современные ITAM-системы позволяют автоматизировать сбор информации об ИТ-активах, отслеживать их жизненный цикл, вести точный учет, формировать наглядную аналитику и контролировать расходы на ИТ. Для бизнеса это означает: меньше ручной работы, меньше рисков и больше контроля над затратами и ИТ-инфраструктурой.

Небольшие компании могут обеспечивать управление ИТ-активами без применения специализированных ITAM-решений, однако, если у вас в компании работает более 200 сотрудников, процессы управления инфраструктурой требуют повышенного внимания со стороны ИТ-отдела. Постоянно возникают разнообразные задачи: новому сотруднику нужно оборудование, у другого сотрудника что-то сломалось и требует замены, необходимы расходные материалы, нужно что-то закупать, списывать и утилизировать, поддерживать ПО и технику в рабочем состоянии, следить за актуальностью версий и продлением лицензий, доменов и других вещей. Этот список можно продолжать бесконечно. Все это требует учета и контроля. Можно управлять своей ИТ-инфраструктурой с помощью простых и привычных средств: таблиц, почты, чатов, записок и т. п., но в средних и больших компаниях это становится неэффективным подходом, а согласования превращаются в ночной кошмар. При этом возрастают различные финансовые и даже репутационные риски, не говоря о количестве потерянного времени из-за обыкновенного неудобства для всех участников этого процесса.

С чем сталкиваются компании, не использующие ITAM-решения, и где лежат основные возможности оптимизации:

• Избыточные затраты на приобретение ненужных или избыточных ИТ-активов составляет свыше 17% от бюджета на обновление и увеличивает затраты на хранение.
• Отсутствие четкого планирования и понимания актуального состояния парка ИТ-активов. Как следствие - переплате для пополнения запасов на 6% от бюджета на обновление.
• Проблемные активы: затраты на технику, которая часто выходят из строя или не соответствуют требованиям, составляют минимум 2% от стоимости всего парка.
• Ущерб (утери, кражи, поломки по вине сотрудников): ежегодно на сумму не менее 2% от стоимости всего парка.
• Отсутствие стандартизированных процессов по подтверждению наличия, выдачи и возврата активов. Это приводит к длительному согласованию и задержкам в процессе выдачи.
• Отсутствие прозрачности в учете. Становится трудно или невозможно разобраться, что находится “на руках”, кто ответственный, кто пользователь. Ежегодно минимум 10% всех ИТ-активов требуют какой-либо дополнительной детальной проверки.
• Изменения по активам: трудозатратное внесение изменений по ответственным, пользователям, статусов, комментариев и сохранение истории. Ежегодно минимум 20% всех ИТ-активов требуют внесения каких-либо изменений.
• Отсутствие нужных запасов на складах приводит к простою на 1 час в год на каждого сотрудника компании.
• Репутационные риски и штрафы за неправомерное использование программного обеспечения, оборудования и других ИТ-активов.
• Потеря доступов. Несвоевременное продление лицензий, поддержки, доменов, ключей и т. д. ведет к простоям в работе.

Согласно нашим оценкам, разовые затраты на обеспечение одного сотрудника базовыми ИТ-активами составляет минимум 150 000 рублей. На каждого сотрудника компании приходится в среднем 5 ИТ-активов. А в целом количество ИТ-активов в управлении ИТ гораздо шире: это ИТ-активы общего пользования, различные общие лицензии, виртуальные серверы и т. п. При этом все сотрудники практически любой компании ежегодно участвуют в различных процессах, связанных с ИТ-активами.

По общим оценкам минимум 10% ИТ-активов требуют ежегодного обновления.

Использование T I K I T R I K Asset Management позволяет:

1. Обнулить или кардинально снизить избыточные затраты при обновлении ИТ-активов за счет точного понимания, какие активы используются, какие нет, какие расходные материалы и в каком количестве нужны.
2. Избежать позднего планирования за счет учета всех ИТ-активов, корректно установленных контрольных порогов остатков по нужным позициям и системы автоматических уведомлений и напоминаний о необходимости инициировать закупку.
3. Своевременно выявить и заменить проблемные активы (модели или конкретные поставки) за счет соответствующей аналитической отчетности и статистики.
4. Сократить ущерб минимум в 2 раза за счет прозрачности учета, подтверждения, повышения ответственности сотрудников и настроенных процессов по возврату.
5. Сократить время на подтверждение и согласование по ИТ-активам минимум на 10 минут для каждого сотрудника ежегодно за счет автоматизированных процессов и прозрачности процесса согласования, своевременных понятных уведомлений и удобства принятия решения.
6. Сократить проверки по ИТ-активам усредненно минимум на 20 минут за счет прозрачного учета, наличию связанности активов, быстроты поиска, наличию истории по всем изменениям и процессам, включая все активности, комментарии, файлы и документы.
7. Сократить время на внесение изменений по активам минимум на 30 минут за счет быстрого поиска, удобства внесений изменений по различным стандартным и индивидуальным полям в карточке ИТ-актива, применения автоматических изменений, списаний расходных материалов, зависимостей, отсутствия необходимости перепроверок и снижения рисков ошибок.
8. Обнулить или кардинально снизить риски отсутствия запаса нужных ИТ-активов на складах за счет точного контроля остатков с корректно установленными порогами и системы автоматических уведомлений и напоминаний о необходимости инициировать пополнение или пересылку.

Средняя стоимость рабочего часа сотрудника в компаниях среднего и крупного бизнеса — не ниже 2 000 ₽. Десять минут — это 1/6 часа, то есть ≈ 333 ₽ экономии на одном обращении в среднем, а ведь у некоторых сотрудников час работы гораздо дороже 2000 рублей.

Ниже наглядные цифры, которые демонстрируют экономию от внедрения ITAM-системы на примере решения T I K I T R I K Asset Management.

Использование ITAM-решения помогает систематизировать процесс управления ИТ-активами, что дает очевидные плюсы:

• Повышение производительности труда при сниженной операционной нагрузке на ИТ-отдел.
• Существенное снижение финансовых рисков.
• Рост эффективности ИТ-отдела и компании в целом.
• Удобство как для ИТ-отдела так и для конечных пользователей.
• Повышение удовлетворенности пользователей.

Внедрение системы управления ИТ-активами — это важный стратегический шаг, неизбежный на определенном этапе развития компании, который напрямую влияет на устойчивость и эффективность бизнеса. Без четкого понимания, какие ИТ-активы в наличии, где и , как используются эти ресурсы и где возможны риски, трудно обеспечить надежную работу ИТ-отдела, контролировать расходы и планировать дальнейшее развитие в будущем.

T I K I T R I K Asset Management позволяет навести порядок в ИТ-активах, избежать хаоса в учете техники, минимизировать риски простоев и лицензионных нарушений. Это особенно важно в условиях роста числа пользователей и работы в распределенных командах. Автоматизация этих процессов не только разгружает ИТ-подразделение, но и обеспечивает прозрачность и управляемость всей системы.

Для компаний, стремящихся к стабильности, внедрение ITAM — это шаг к повышению управляемости, снижению затрат и созданию стабильной ИТ-инфраструктуры, которая не мешает бизнесу, а становится уверенным фундаментом для долгосрочного планирования.

Хотите увидеть, как это может работать в вашей компании? Запросите персональное демо T I K I T R I K Asset Management для вашей компании и мы покажем, как раз и навсегда навести порядок в ИТ-активах и автоматизировать эти процессы.