Как посчитать экономию от внедрения ITAM

Источник Tproger
https://tproger.ru/articles/kak-poschitat-ekonomiyu-ot-vnedreniya-itam

Компании стали массово оптимизировать ИТ-бюджеты — в том числе за счет автоматизации управления ИТ-активами (оборудованием, лицензиями, ПО). Мы в РИКИТЛАБ рассчитали экономию до последнего рубля. Если вы не уверены, нужна ли вашей компании ITAM-система, или ищете аргументы для обоснования инвестиций — делимся практическим калькулятором эффективности.

ITAM (IT Asset Management) — это подход к учету и управлению ИТ-активами, который позволяет компаниям контролировать оборудование и программное обеспечение на всех этапах их жизненного цикла — от закупки до списания. Он помогает не просто навести порядок в учете, а системно снизить затраты, минимизировать риски и оптимизировать работу ИТ-службы.

Инвестиции в автоматизацию управления активами — международный тренд. Gartner считает, что ITAM-системы могут сократить затраты на ИТ-ресурсы до 20%. Ожидается, что к 2029 году мировой рынок ITAM достигнет 2,68 миллиарда долларов США, при среднегодовом темпе роста 6,32%. Компании выбирают ITAM как инструмент оптимизации затрат, контроля над жизненным циклом ИТ-активов и снижения рисков, связанных с избыточными закупками или неэффективным использованием ресурсов.

Справедливости ради, ITAM тоже требует вложений: в зависимости от масштаба компании и выбранного решения затраты на внедрение, лицензии и сопровождение могут составлять от нескольких сотен тысяч до десятков миллионов рублей. Поэтому важно точно понимать, когда такие инвестиции действительно оправданы. По нашим расчетам, ITAM-система становится экономически целесообразной для компаний от 200 сотрудников — именно с этого уровня потери из-за неучтенных активов, ручной обработки и неэффективных закупок начинают ощутимо влиять на бюджет.

Ниже — подробный пример, как именно можно посчитать экономию.

Эффект от внедрения ITAM-системы можно условно разделить на три ключевых направления:

1. Экономия прямых затрат. Здесь мы говорим о снижении расходов на приобретение, обслуживание и поддержку оборудования и программного обеспечения. А также о нивелировании финансовых рисков, связанных с нецелевым использованием активов (включая кражи).
2. Экономия трудозатрат. В этом случае компания имеет возможность экономить на фонде оплаты труда. Автоматизация рутинных операций снижает нагрузку на сотрудников и позволяет оптимизировать штат.
3. Экономия косвенных затрат. Затраты на устранение последствий наступления различных рисков, связанных с неправомерным использованием тех или иных активов (например, программного обеспечения).

Как минимум, 10% ИТ-активов требуют обновления или пополнения ежегодно.
ITAM позволяет оптимизировать расходы на ИТ-активы по четырем ключевым направлениям:

• Избыточные закупки — экономия до 30% от бюджета на обновление и пополнение ИТ-активов

Часто в организациях приобретаются дублирующиеся или неиспользуемые ИТ-активы из-за отсутствия прозрачного учета. Такие избыточные закупки могут составлять до 30% от общего бюджета на обновление и пополнение ИТ-активов или до 3% от общей стоимости ИТ-активов.
ITAM устраняет эту проблему за счет точного учета: видно, какие активы реально используются, какие простаивают, а какие закупаются без необходимости. Это позволяет полностью избежать лишних расходов.

• Позднее планирование — экономия до 10% от бюджета на обновление и пополнение ИТ-активов

Без актуальной информации о составе и состоянии ИТ-парка компаниям сложно своевременно планировать закупки — из-за этого возникают срочные приобретения по завышенной цене. Потери достигают до 10% от бюджета на обновление и пополнение ИТ-активов или до 1% от общей стоимости ИТ-активов.
ITAM помогает снизить эти издержки: система поддерживает контрольные пороги по остаткам, автоматические уведомления и напоминания о приближающейся потребности в пополнении или продлении, что позволяет закупать вовремя и по выгодным условиям.

• Проблемные активы — экономия до 2% от общей стоимости ИТ-активов

Использование оборудования, которое часто выходит из строя или не соответствует задачам, приводит к лишним затратам — до 2% от общей стоимости ИТ-активов.
ITAM позволяет выявлять такие активы по статистике поломок, обращениям в поддержку и отклонениям от нормальной эксплуатации. Это дает возможность своевременно заменить неэффективную технику или пересмотреть политику закупок по отдельным моделям.

• Ущерб — экономия до 1% от общей стоимости ИТ-активов

Поломки, утери, кражи и иные случаи ущерба активам часто происходят при слабом контроле и недостаточной ответственности пользователей. Потери в таких случаях могут достигать 2% от общей стоимости ИТ-активов.

ITAM позволяет снизить их минимум вдвое — до 1% от общей стоимости ИТ-активов. Делается это за счет регулярной инвентаризации, регистрации движений активов, прозрачности учета и внедрения процедур подтверждения передачи/возврата устройств.

В среднем на одного сотрудника приходится пять базовых ИТ-активов (например, ноутбук, гарнитура, мышь, монитор, лицензии и т. д.) — в сумме примерно от 150 000 рублей.

При штате в 200 человек потенциальная экономия составит:

ITAM помогает существенно сократить рутину и повысить эффективность работы IT-службы. Ниже — ключевые направления экономии с указанием, сколько времени удается сэкономить на одного сотрудника.

• Согласование и подтверждение ИТ-активов — экономия минимум 10 минут на сотрудника

При ручной работе на сбор подтверждений, рассылку писем, переоформление ответственных, пользователей уходит значительное время. ITAM автоматизирует эти процессы за счет шаблонов, прозрачности процесса согласования, своевременных понятных уведомлений и удобства принятия решения.

• Углубленная проверка ИТ-активов — экономия минимум 20 минут

Специальная проверка и аудит применяются к не менее 10% ИТ-активов ежегодно. Благодаря прозрачному учету, связанности активов, быстрому поиску, доступу ко всей истории изменений, процессам, комментариям, документам и действиям — ITAM позволяет сократить этот процесс минимум на 20 минут.

• Внесение изменений и сопровождение — экономия минимум 30 минут

Внесение изменений затрагивает не менее 20% ИТ-активов ежегодно. ITAM упрощает и ускоряет эту задачу за счет удобных форм, стандартизированных карточек, массовых и автоматических изменений, учета зависимостей и снижения риска ошибок. Это позволяет экономить не менее 30 минут на каждый случай.

• Риски, связанные с отсутствием нужных активов — экономия минимум 60 минут

Отсутствие нужных запасов на складах приводит к усредненному простою на 60 минут в год на каждого сотрудника компании. ITAM позволяет минимизировать такие простои благодаря контролю остатков, настройке пороговых значений, автоматическим уведомлениям и напоминаниям, которые принципиально усиливают контроль за своевременным пополнением.

Возьмем за основу стоимость часа сотрудника для компании на уровне 2000 рублей. При штате в 200 сотрудников потенциальная экономия в год может составить:

Формула расчета: число сотрудников × экономия времени по каждой статье* / 60 минут × средняя стоимость часа работы

*Для статей «Углубленная проверка ИТ-активов» и «Внесение изменений и сопровождение» применяется дополнительный множитель в 10% и 20% соответственно.

Теперь давайте посчитаем общую выгоду от внедрения системы. Суммарно ITAM позволяет сэкономить:

• 2,62 млн рублей в год на каждые 200 сотрудников
• 13,1 млн рублей при численности 1 000 сотрудников
• 65 млн рублей в год при численности 5 000 сотрудников

В расчетах не учтена экономия на штрафах за неправомерное использование ИТ-активов. Такие санкции могут достигать миллионов рублей в зависимости от политики вендора и масштаба компании.

Даже если учесть стоимость лицензии и внедрения, инвестиции окупаются менее чем за год. Например, для компании в 1000 сотрудников экономия в первый год составит примерно 13 млн рублей. При стоимости владения решением в размере 2 млн рублей в год и первоначальных затратах на внедрение в размере 500 тысяч рублей окупаемость произойдет уже в первый год использования. А дальше система начинает работать на бизнес: снижает риски, автоматизирует контроль, исключает хаос в управлении активами, повышает эффективность компании в целом.